liniste in sala de sedinte!!!

Stiu ca multi dintre voi s-au plans ca nu am mai scris de ceva vreme asa ca revin in sfarsit pe baricade.

Revin cu un subiect legat de leadership si echipa. Probabil toata lumea a participat si inca participa la intalniri, sedinte care nu reusesc intotdeauna sa puna puctul pe "i" si nu ajung la rezultatul asteptat de majoritatea participantilor. Asa ca, iata cateva ideii/sfaturi pentru a transforma o sedinta nereusita in una eficienta:

1. Ordinea de zi

Orice sedinta care se vrea eficienta trebuie sa aiba ordinea de zi stabilita. Ca leader, intreaba echipa are sunt aspectele pe care vor sa le puna in discutie la sedinta. Stabileste un sistem prin care echipa sa vina cu propuneri in intocmirea ordinii de zi. Stabilieste un timp de discutie pentru fiecare punct in functie de importanta lor si in functie de timpul avut la dispozitie.

2. Moderatorul

Ai grija sa existe un moderator. Fie esti tu ca leader, fie numesti pe altcineva. Moderatorul va fi cel care va mentine ordinea in sedinta si va impiedica haosul.

3. Omu cu timpu'

. La foarte multe sedinte exista riscul ca discutiile sa continue la nesfarsit doar pentru simplu fapt ca uneori chiar ne place sa ne auzim vorbind. Asa ca e bine ca la sedinta sa existe cineva (poate fi chiar moderatorul sau leaderul) care sa poata anunta timpul ramas pentru discutii. In acest fel fiecare membru stie ca este limitat si rezuma argumentele in timpul alocat.

4. Secretarul

Secretarul e acea persoana care ia notite cu privire la cele discutate in cadrul sedintei: ce decizii s-au luat, ce responsabilitati s-au impartit si cui etc. Secretarul nu e important, e vital pentru ca o sedinta sa fie eficienta. El va avea atributia de a distribui ulterior procesul verbal sau minuta de sedinta sau pur si simplu un rezumat tocmai in ideea de a eficientiza procesul. Astfel, chiar si "adormitii" de la sedinta vor sti ce s-a discutat.

5. Controlul

Probabil ati participat si la sedinte unde atmosfera devine prea vesela (se povesteste de drink-building-ul de aseara) sau prea incinsa (gen Udrea vs Orban). Cum controlam in aceasta situatie participantii la sedinta pentru ca aceasta sa isi atinga scopul?

Iata cateva idei:

a. Microfonul

Folositi un obiect la indemana si usor de transmis din mana in mana pe post de microfon (un marker, o rola de banda adeziva, un bulgare de hartie etc). Regula e urmatoarea: nimeni nu va putea spune nimic decat daca are microfonul in mana. Cei care vor sa vorbeasca vor cere microfonul in liniste. Bineinteles va nu se exagereaza cu aceasta regula pentru a nu distruge spontaneitatea discutiilor.

b. 2 degete

Cand avem ceva de spus ridicam mana iar moderatorul ne da cuvantul in ordine. Aceasta metoda se foloseste de obicei in sedintele formale.

c. Pauza

Luati o pauza de 10-15 minute cand sedinta devine haotica. Lasati oamenii sa se racoreasca si sa isi elibereze tensiunea in dicutii libere cu ceilalti.

d. Vot

Daca nu ajungeti la o decizie prin unanimitate sau compromis, supuneti la vot. O parte din membri nu vor fi multumiti, dar e mai bine sa ai o astfel de decizie decat nicio decizie.